Aufmerksamkeit für das Personal

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Mitarbeiter der deutschen Gesellschaft „Wiedergeburt“ des Gebietes Aktöbinsk führten ein Seminar zur Erläuterung des Dokumentenmanagements durch.

Das Personal ist alles entscheidend! Diese berühmte Phrase ist seit langem ein Symbol für erfolgreiche Unternehmen. Kompetente Führungskräfte legen großen Wert auf die Schulung ihrer Mitarbeiter. Auch die deutsche Gesellschaft „Wiedergeburt“ des Gebietes Aktöbinsk hält mit der Zeit Schritt. Vor einigen Tagen fand hier ein Seminar zum Dokumentenmanagement statt.

So manchem mag die Arbeit mit verschiedenen Arten von Anträgen und Berichten langweilig und uninteressant erscheinen. Ja, manchmal ist das einfach so, aber ohne fehlerfrei ausgefüllte Formulare kann alles in Staub und Asche aufgehen.

– Alles sollte klar und verständlich formuliert sein: was, wofür und zu welchen Zwecken wird etwas ausgegeben, welchen Effekt wird diese oder jene Maßnahme haben. Das, was geplant wurde, sollte auch durchgeführt werden, – findet die „Wiedergeburt“ Aktöbinsk.

Hier sollte ein wenig erklärt werden: im Jahr 2020 wurden für alle Projekte der deutschen Gesellschaft neue Vorlagen für Anträge und Berichte erarbeitet. Im Laufe des Jahres wurden diese nachbearbeitet und korrigiert. Im Endergebnis waren einige der Sprachlehrer und Leiter der Zirkel verwirrt darüber, welche Vorlagen denn nun für die Berichte des laufenden Quartals verwendet werden sollten.

– Nun sind diese Vorlagen fertiggestellt, Änderungen sollten keine mehr aufkommen, deshalb wurde beschlossen, ein solches Seminar durchzuführen, – erklärt Inna Olaru, Projektmanagerin der „Wiedergeburt“.

Sowohl die Leiter der Zirkel als auch die Deutschlehrer besuchten das Seminar, welches im Cowortking-Center der Baishew-Bibliothek stattfand. Auch Aktivisten des Jugendflügels „Junge Sterne“ waren anwesend.

– Es muss alles gemäß des Standards ausgefüllt werden: es gibt klare Regeln für die Ausfertigung der Antrags- und Berichtsdokumentation, beginnend mit der Schriftart, der Größe der Felder, sowie Kopf- und Fußzeilen und endend mit dem Inhalt des Dokuments. In einigen Projekten sind in diesem Jahr neue Mitarbeiter hinzugekommen, die Schwierigkeiten haben, alle Anforderungen zu erfüllen. Beispielsweise werden die Listen der Teilnehmer an Veranstaltungen, Kreisen, Kursen, oder Arbeitszeittabellen in dem Programm Excel ausgefüllt, welches bei weitem nicht alle Projektmitarbeiter besitzen, – verheimlicht Inna nicht.

Wie sich herausstellte, ist das Hauptproblem der Mangel an Computerkenntnissen. Deshalb analysierten die Organisatoren auf dem Seminar die Hauptfunktionen des Programms Excel und erklärten, wie man Berichtstabellen ausfüllt oder Dokumente bearbeitet und formatiert. Alle diese theoretischen Erläuterungen wurden sofort in der Praxis nachgearbeitet.

Nachdem sie ihr neues Wissen erlangt hatten, teilten die Teilnehmer ihre Eindrücke miteinander und „spielten“ ein wenig – sie erinnerten sich an die Geschichte der Russlanddeutschen und veranstalteten eine hilfreiche Schnitzeljagt, was die Anwesenden emotional etwas beruhigte.

Der zweite Teil des Seminars war der deutschen Sprache gewidmet. Es sei daran erinnert, dass nach den Anforderungen des Förderers die Mitarbeiter der deutschen Gesellschaft die deutsche Sprache mindestens auf einem Minimalniveau beherrschen und ihre Kenntnisse ständig verbessern sollten.

– Diese Anforderung ist durchaus verständlich und logisch. Da wir Projekte im Programm zur Unterstützung Deutscher in Kasachstan realisieren, benötigen wir Sprachkenntnisse. Es wurden Tests durchgeführt, um das Sprachniveau zu ermitteln. Es ist hier wichtig zu verstehen, dass die Aufgabe solcher Prüfungen nicht ist, die Mitarbeiter der Gesellschaft in einen starren Rahmen zu treiben, Strafmaßnahmen sind nicht vorgesehen. Wenn die Sprachkenntnisse eines Mitarbeiters an irgend einer Stelle nicht ausreichend sind, dann helfen wir auf jeden Fall. Die Gesellschaft der Deutschen bietet kostenlose Online-Kurse an. Es ist jetzt alles verfügbar. Wir schätzen jeden Mitarbeiter, deshalb ist es unser Ziel, zu helfen, wenn Probleme aufkommen, – betonte Ajgul Sundetowa, die Kuratorin der Sprachkurse.

Neben dem schriftlichen Test mussten die Mitarbeiter der Gesellschaft auch das sogenannte Vorstellungsgespräch in Form eines Interviews durchlaufen. Hier wurde es etwas schwieriger und aufregender, da die Teilnehmer hier ihre Kenntnisse in der deutschen Umgangssprache hervorkramen mussten.

Alle haben die Tests bestanden, es gab zwar einige Unzulänglichkeiten, aber das lässt sich alles durchaus beheben. Die Mitarbeiter haben nun wiederum ein halbes Jahr Zeit bis zum nächsten Kontrollabschnitt. Wie die Organisatoren des Seminars betonten, wird das nicht gemacht, um den Mitarbeitern „Angst zu machen“, sondern um zu sehen, wie sich die Dynamik des Niveaus der deutschen Sprache verhält.

Konstantin Sergeew

Übersetzung: Philipp Dippl

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