„Time-management (Die Kunst der Planung und Verwaltung ihrer Zeit: Die Grundlagen, Analyse der Situation, Planung)“ Назад Опубликовано 14 октября, 2022 С 26 по 29 сентября 2022 г. Общественный фонд «Казахстанское объединение немцев «Возрождение» организовал цикл онлайн вебинаров на тему „Time-management (Die Kunst der Planung und Verwaltung ihrer Zeit: Die Grundlagen, Analyse der Situation, Planung)“. Модератором выступила Алия Мусина- с июля 2021 года — генеральный̆ директор и соучредитель Центра экономических, социальных и правовых исследований AQ-i. Также с августа 2022 является Senior Advisor по Казахстану в Strategic Minds Company (Berlin). Подготовительный этап: В рамках подготовительного этапа к проведению вебинара, были уточнены информация о целевой группе и изучены исходные данные о потребностях участников, а также пожелания по содержанию тренинга, исходя из сложностей и дефицитов в их работе, с которыми сталкивается заказчик при организации рабочего процесса с сотрудниками из различных региональных офисов. Исходя их этого были разработаны программа и индикаторы, в которую были включены как теоретические основы тайм менеджмента, так и практические задания, деловые игры, ознакомление с различными онлайн платформами для использования техник тайм менеджмента и интерактивные методы при работе. Проведение вебинара: Вебинар проводился в течение четырех дней по 2 часа ежедневно в формате онлайн. Основной целью вебинара являлось как ознакомление с основами тайм менеджмента, так и повышение уровня знаний и компетенций в области управления временем сотрудников РО ОФ „Возрождение“. В рамках тренинга были использованы различные формы и методы: теория и практика, презентации, дискуссии в рамках пленума, работа в группах, анализ практических кейсов на примере работ участников, интерактив, использование онлайн платформ для голосований, тестирований, а также ознакомления с современными методиками и получения знаний и материалов. Следующие темы были рассмотрены на вебинаре: 1. Тайм-менеджмент: введение и теория: • Теоретические основы, определение процессов; • Тайм-менеджмент как система. Структура тайм-менеджмента • Целеполагание; • Анализ основных источников потери времени, проблемы. 2. Основные принципы в тайм-менеджменте и системы продуктивности и фокусирования: • Принципы тайм-менеджмента; • Личное время и значение фактора времени в тайм-менеджменте; • Основные принципы и правила эффективного использования времени; • Техники расстановки приоритетов; • Распределение рабочей нагрузки при решении использования крупных и мелких задач. 3. Эффективная организация времени и процессов работы: • Наиболее известные и эффективные инструменты для управления временем; • Методы для организации процессов и корпоративный таймменеджмент; • Почему „управлять временем“ невозможно / „ложка дегтя“ и темная сторона таймменеджмента. 4. Способы эффективного управления временем. Почему меньше — это лучше?! • Делегирование; • Контроль и учет; • Визуализация в таймменеджмент; • Work-Life Balance; • Шпаргалки и приложения на каждый день. В самом начале вебинара был проведен опрос с целью определения уровня знаний участников по теме таймменеджмент, их персональной компетентности в управлении временем, а также насколько они используют в своей ежедневной работе известные им техники и методы. Опрос показал, что участникам знакомы некоторые принципы, методы и техники управления временем, такие как планирование, структурирование и метод помидора, но также большая часть затрудняется ответить. На вопрос об использовании знакомых им техник, методов в ежедневной работе и жизни были указаны значительно меньше ответов, на первом месте по прежнему планирование. Также отдельные участники используют нерегулярно методы помидора и приоризируют свои задачи. Результаты проведенного теста на оценку персональной компетентности по управлению временем свидетельствуют о дефицитах: Лишь 19,2% опрошенных почти всегда оставляют „окна“ для реагирования на актуальные задачи. И лишь 7,7% изначально почти всегда предусматривают незапланированные и посторонние дела, освобождая заблаговременно от них свой день. Основная масса опрошенных 61,5% лишь иногда резервируют время для подготовительного планирования в начале дня. В то же время 61,5% участников часто ответственно подходят к фиксации задач и срокам их реализации: Четверть опрошенных умеют почти всегда отдавать приоритет важным задачам: При этом набранные баллы показывают, что лишь 8% участников имеют достаточно высокий уровень самоменеджмента, и по половине разделились те, кто совсем не планирует свое время и находится во власти внешних обстоятельств и теме, кто пытается овладеть временем, но при этом недостаточно последовательны и поэтому безуспешны в этом. Таким образом, основная масса участников не использует в ежедневной работе и жизни управление временем на регулярной и осознанной основе, составление списков дел как правило является основным способом попытки успеть все, при этом не проводится целеполагание, не учитывается приоритетность дел, оценка времени при планировании, не блокируются окна для непредвиденных задач, не осуществляется анализ и контроль и т.д., что приводит к неудовлетворенностью из-за накапливающихся задач, которые не успевают сделать в определенный отрезок времени. Исходя из плана вебинара и выявленных с помощью опроса и тестирования дефицитов участников были интенсивно в течение четырех дней проведены занятия, представленные подробнее далее. В первом блоке были использованы следующие методы и работы: • Презентация; • Тест в игровой форме: «Персональная компетентность во времени». • Анализ персональной системы управления временем. • Были также проведены практические задания по кейсам для отработки навыка целеполагания и анализа. Таким образом участники ознакомились с теоретическими основами таймменеджмента и обрели навык постановки целей по схеме SMART, научились распознавать основные проблемы и „пожирателей времени“ в своей работе, овладели знаниями и определенными навыками планирования и целеполагание. Во втором блоке участники работали над практическими заданиями и ознакомились с принципами и основными системами продуктивности; научились применять принципы: приоритизации, структурирования, планирования; С помощью упражнений развили навык расстановки приоритетов и умение распознавать критерии приоритетности, а также научились использовать многокритериальноую оценку, умение выделять приоритетность текущих и долгосрочных задач. В третьем блоке помимо презентации, включавшей в себя информацию по системам продуктивности и фокусирования, а также методам и инструментам эффективной организации времени и процессов работы, были проведены дискуссии в пленуме по игре определения всего хронотипа, обсуждались личные методики и опыт участников и тренера. Помимо этого участники работали в группах на онлайн платформе, совместно выполняя задания.Это дало возможность каждому участнику высказаться и быть активнее, не смотря на онлайн формат работы. Таким образом в третий день участники ознакомились с наиболее эффективными инструментами и методами по управлению временем и алгоритмами планирования, развили навык совместного планирования и организации процессами работы, научились подбирать индивидуальные техники для увеличения личной продуктивности. Четвертый блок был посвящен способам эффективного управления временем. А также обсуждался вопрос: „Почему меньше — это лучше?!“ Важность контроля и учета в управлении временем, а также соблюдение баланса в жизни являлись темами обсуждения в четвертый день. Интенсивное рассмотрение темы Делегирование и Визуализация в таймменеджмент вызвали особенно позитивный отклик у участников. Были использованы различные инструменты для творческого подхода в организации управления временем и работы над проектами. В рамках подтемы визуализация было продемонстрировано практическое использование онлайн-методик в управлении временем, проведении мероприятий, а также инструменты для онлайн мониторинга как времени, так и организации работы в целом. Используя различные методики анализа баланса в профессиональной и личной жизни, были развиты навыки делегирования. Что поможет в будущем развитию навыка искусства руководства своей жизнью без суеты и стресса. Участники научились использовать инструменты контроля времени в рамках своих проектов. Для поддержки участников в их дальнейшей работе на онлайн платформу padlet были загружены для скачивания (и при необходимости совместной работы) различные материалы, шаблоны и чек-листы, которые участники могли скачать по предоставленному QR коду: В конце были представлены наиболее известные книги по таймменеджменту и различные шпаргалки и приложения по управлению временем на каждый день. Также были проведены оценка вебинара и проверка успеха усвоенного материала по качественным и количественным индикаторам. Представленные ниже графически результаты теста по усвоению материала (количественные индикаторы №1 Количество сотрудников, владеющих знаниями и осознанным выбором способов и методов тайм-менеджмента увеличилось и № 3. 80% участников вебинара правильно отвечают на вопросы финального теста на знания по основам тайм-менеджмента) показывают, что около 80% тестируемых правильно ответили на все вопросы теста. Также положительную оценку успешности достижений и достигнутым целям согласно качественным индикаторам: № 2. Участники используют различные техники и методы по планированию и организации процессов, изученные в рамках вебинара. (Доказательный метод замер / инструмент: Обсуждение на пленуме с фиксацией результатов в наглядной форме в конце вебинара, о планах и намерениях использования полученных знаний) и № 3. 85 % участников вебинара узнали в рамках вебинара новую и полезную информацию по тайм менеджмент позволяют дать высказанные как во время пленума отзыва и намерения участников о полученных знаниях, так и присланные в чат вебинара отзывы. Проведенные в рамках вебинара и через неделю в фокус-группе тестирования свидетельствуют о сформированности количественных индикаторов компетенций №1 и 2 и качественных индикаторов компетенций №1 и 2. (Ниже результаты представлены наглядно) Индикатор Количество сотрудников, владеющих знаниями и осознанным выбором способов и методов тайм-менеджмента увеличилось. Доказательный метод замер / инструмент Опрос — тестирование в начале (Baseline) и в конце вебинара / правильные ответы в % 26.09.2022 8% участников согласно тесту (результаты теста на скрин ниже) Осознанно владеет методами и использует навыки тайм менеджмента. Пр этом по 46% либо хаотично распоряжаются своим временем, либо пытаются безуспешно совладать с ним. 07.10.2022 Замер в фокус группе свидетельствует о повышение количества тех, кто осознанно владеет и использует методы и способы тайм менеджмента с 8 до 50%, при этом хаотично распоряжающихся своим временем нет, и 50% пытаются овладеть своим временем. (Результаты теста через неделю после вебинара ниже на скрин) На картинке сверху результаты теста от 26.09. В первый день вебинара, на нижней картинке результаты от 07.10 через неделю после вебинара. Свидетельство о сформированности качественного индикатора № 2: Участники используют различные техники и методы по планированию и организации процессов, изученные в рамках вебинара и о фактическом внедрении новых техник и методов для организации процесса работы — также наглядно представлено ниже в опросе в фокус группе через неделю после вебинара и выше на рис 18. 88 % участников вебинара используют изученные в рамках вебинара знания по тайм менеджменту: Также в качестве свидетельства повышения уровня знаний и навыков в управлении временем по результатам вебинара свидетельствуют результаты вышеназванного теста, проведенного 26.09 и затем 07.10 в фокус группе, полностью графически представленные результаты также приложены двумя отдельными файлами. Заключительные выводы и рекомендации: Вебинар прошел эффективно, большинство участников активно высказывались в рамках дискуссий, работали мотивированно в группах и над практическими заданиями, а также проявили готовность к новым методам управления временем и использованию полученных знаний и навыков в рамках вебинара в будущем, большинство участников с помощью разработанных тренером практических заданий, максимально ориентированных на запросы каждого участника, смогли сразу уже в рамках вебинара использовать полученные знания. Активность, высокая мотивированность и динамика группы обусловлена отлично продуманной и подготовленной организаторами и тренером программой, профессиональным подходом организатора, а готовность участвовать в играх и творческих тестах помогло достичь всех целей вебинара. Негативным отступлением от программы явился масштабный в рамках страны сбой интернета в последний день вебинара, так что связь, к сожалению, прерывалась, некоторые участники из регионов могли только слушать. По техническим причинам несколько менее эффективно прошла дискуссия по анализу выполненных практических заданий в последнем блоке вебинара. Но в целом удалось провести максимально качественно весь вебинар, а благодаря организатору Елене Гаккель и ее быстрой реакции и принятым техническим решениям преодолеть и эти непредвиденные обстоятельства. Пожелания и отзывы участников также свидетельствуют об успешности проведенного вебинара. Благодарю участников за активность и открытость, а особенно благодарю организатора Елену Гакель за приглашение, плодотворное сотрудничество и отличную поддержку в рамках всего мероприятия! Алия Мусина- генеральный директор и соучредитель Центра экономических, социальных и правовых исследований AQ-i. Senior Advisor по Казахстану в Strategic Minds Company (Berlin). Поделиться ссылкой:
